262208 - Specjalista zarządzania dokumentacją

Planuje, organizuje, i kontroluje proces gromadzenia, przechowywania, archiwizowania oraz udostępniania w organizacjach różnych typów (urzędy administracji publicznej, instytucje i organizacje społeczne, firmy produkcyjne itp.) dokumentacji urzędowej, w tym o wartości historycznej (przedarchiwalnej i archiwalnej), w postaci papierowej i elektronicznej, zgodnie z wymogami prawa archiwalnego; planuje i organizuje prace na wszystkich stanowiskach urzędniczych, w tym czynności kancelaryjne.

Zadania zawodowe:

planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie obiegu dokumentów w organizacji; projektowanie efektywnych sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych w organizacji; organizowanie i koordynowanie pracy biura/ kancelarii/ archiwum oraz kontrolowanie czynności kancelaryjnych; tworzenie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, wykazów akt, zakresów czynności pracowników biura/ kancelarii/ archiwum itp.; przetwarzanie dokumentacji organizacji, pochodzącej z różnych źródeł (wykonawcy, zespoły projektowe, administracja itp.) oraz ich archiwizacja w dedykowanych temu celowi systemach elektronicznych; uczestniczenie w projektowaniu i wdrożeniu rozwiązań informatycznych (m.in. platformy wymiany dokumentacji między interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi) oraz nadzorowanie prawidłowości funkcjonowania w organizacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD); tworzenie standardów postępowania z dokumentacją archiwalną oraz tworzenie wzorów dokumentów (np. w zakresie porządkowania, przechowywania, udostępniania dokumentacji archiwalnej itp.); tworzenie i stosowanie systemów ewidencji dokumentów w kancelarii i archiwum bieżącym; administrowanie odpowiednią cyrkulacją dokumentów w organizacji; wprowadzanie danych do systemu informatycznego organizacji; zarządzanie dokumentacja bieżącą (przedarchiwalną), o krótkim okresie przechowywania; zarządzanie dokumentacją o wartości historycznej (materiały archiwalne); udzielanie konsultacji oraz opracowywanie ekspertyz w zakresie postępowania z dokumentacją przedarchiwalną i archiwalną; przestrzeganie przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy państwowej i służbowej, przepisów o ochronie danych osobowych, bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska.

Dodatkowe zadania zawodowe:

prowadzenie działalności szkoleniowej w zakresie zarządzania dokumentacją;
zarządzanie zespołem pracowników oraz oceniane ich pracy;
uczestniczenie w specjalistycznych szkoleniach i sympozjach.

• Specjalista ds. administracji - Specjalista ds. administracji to kluczowa postać w każdej organizacji, odpowiedzialna za efektywne zarządzanie procesami administracyjnymi, które są fundamentem sprawnego funkcjonowania firmy. Osoba na tym stanowisku zajmuje się planowaniem, organizowaniem oraz koordynowaniem działań biurowych, co obejmuje m.in. zarządzanie dokumentacją, organizację spotkań oraz wsparcie w codziennych operacjach. Specjalista ds. administracji musi wykazywać się doskonałymi umiejętnościami komunikacyjnymi oraz organizacyjnymi, aby skutecznie współpracować z innymi działami i zapewnić płynność procesów. Dodatkowo, w dobie cyfryzacji, coraz większy nacisk kładzie się na umiejętność obsługi nowoczesnych narzędzi informatycznych, co pozwala na automatyzację wielu zadań administracyjnych. Współczesny specjalista ds. administracji nie tylko dba o porządek w dokumentach, ale także aktywnie uczestniczy w usprawnianiu procedur, co przyczynia się do zwiększenia efektywności całej organizacji.