334302 - Asystent dyrektora

Asystent dyrektora zapewnia wsparcie dyrektorowi w zakresie zarządzania organizacją. Asystent dyrektora jest zawodem o charakterze biurowym. Jego praca polega na organizowaniu i koordynowaniu spraw związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem stanowiska dyrektora w organizacji. Zadaniem asystenta jest prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy dyrektora oraz przygotowywanie dla niego raportów, prezentacji, analiz i zestawień. Asystent organizuje oraz obsługuje spotkania i konferencje, jak również podróże służbowe dyrektora. Zapewnia i koordynuje przepływ informacji, w tym również telefonicznej i mailowej oraz obieg dokumentów. Dba o wygląd biura i urządzeń biurowych. Współpracuje ze wszystkimi działami firmy w celu realizacji swoich zadań i odpowiada za funkcjonowanie zarządzania projektami prowadzonymi w firmie. Może reprezentować dyrektora wobec współpracowników wewnątrz zakładu pracy, jak i wobec kontrahentów zewnętrznych – na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.

Zadania zawodowe:

prowadzenie terminarza, organizowanie i uzgadnianie czasu pracy dyrektora; przygotowywanie zestawień, sprawozdań, prezentacji, raportów i analiz na potrzeby dyrektora; organizowanie i obsługiwanie spotkań i konferencji; organizowanie podróży służbowych dyrektora; sporządzanie projektów pism i przygotowywanie korespondencji wychodzącej; zapewnianie obiegu dokumentów zgodnego z procedurami i dekretacją; przyjmowanie, segregowanie, rozdzielanie, powielanie i archiwizowanie korespondencji przychodzącej; przyjmowanie i przekierowywanie rozmów oraz przyjmowanie wiadomości telefonicznych; organizowanie pracy biura dyrektora w zakresie zaopatrzenia w artykuły spożywcze, materiały biurowe, reklamowe oraz sprawności urządzeń biurowych; organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP, ochrony ppoż., ochrony środowiska oraz wymaganiami ergonomii. Do podjęcia pracy w zawodzie asystenta dyrektora wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie zawodowe o kierunkach związanych z marketingiem, reklamą lub ekonomią. W zależności od branży może być wymagane wykształcenie kierunkowe zawodowe. Pracodawcy najczęściej wymagają jednak wykształcenia wyższego o kierunkach związanych z prawem, zarządzaniem, marketingiem, reklamą, administracją, ekonomią. Bardzo istotne jest również doświadczenie zawodowe, ponieważ umiejętności wymagane do wykonywania zawodu zdobywa się poprzez przyuczenie na stanowisku pracy. W zależności od przedsiębiorstwa i branży pracodawcy mogą wymagać również znajomości języka obcego, właściwego dla prowadzonej działalności. Wskazane jest również posiadanie prawa jazdy kategorii B. Asystent dyrektora powinien uczestniczyć w szkoleniach i kursach wewnętrznych, jak i organizowanych przez instytucje szkoleniowe, doskonaląc swoje umiejętności interpersonalne, obsługę programów z pakietu biurowego oraz z zakresu zarządzania, marketingu i reklamy.

Dodatkowe zadania zawodowe:

.

• Virtual assistant - Virtual assistant to nowoczesny zawód, który zyskuje na popularności w erze cyfrowej. Osoby pracujące na tym stanowisku pełnią kluczową rolę w wsparciu przedsiębiorców oraz małych firm, pomagając im w codziennych zadaniach administracyjnych. Dzięki umiejętnościom organizacyjnym i technologicznym, wirtualni asystenci są w stanie efektywnie zarządzać kalendarzami, odpowiadać na e-maile, organizować spotkania oraz prowadzić badania rynkowe. Korzystając z różnorodnych narzędzi online, takich jak aplikacje do zarządzania projektami czy platformy komunikacyjne, wirtualni asystenci mogą pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie, co czyni ich niezwykle elastycznymi i dostosowującymi się do potrzeb swoich klientów. Wspierając przedsiębiorców w ich codziennych obowiązkach, wirtualni asystenci przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy oraz pozwalają na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu.