334304 - Asystent zarządu

Prowadzi kompleksową obsługę administracyjno-organizacyjną członków zarządu; wspiera pracę i działania członków zarządu; sporządza na potrzeby członków zarządu niezbędne raporty i zestawienia; odpowiada za sprawną obsługę spotkań i narad członków zarządu zarówno na poziomie organizacyjnym, jak i merytorycznym.

Zadania zawodowe:

organizowanie i uczestniczenie w posiedzeniach i naradach zarządu oraz sporządzanie protokołów ze spotkań; koordynowanie działań w zakresie organizacji spotkań zarządu; organizowanie i zapewnianie obsługi technicznej telekonferencji i wideokonferencji; tworzenie zestawień, raportów, analiz i prezentacji na potrzeby zarządu; zapewnianie sprawnego przepływu informacji oraz poprawnej komunikacji wewnętrznej zarządu z podległymi jednostkami organizacyjnymi oraz komunikacji zewnętrznej z interesariuszami; nadzorowanie prawidłowego obiegu dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych wpływających do zarządu; prowadzenie kalendarza spotkań członków zarządu; wspieranie zarządu w realizacji ich bieżących zadań zawodowych; zapewnianie tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym; organizowanie krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych członków zarządu; obsługiwanie korespondencji firmowej kierowanej do członków zarządu; sporządzanie korespondencji wychodzącej od zarządu do podległych jednostek organizacyjnych i podmiotów zewnętrznych; zarządzanie pracą sekretariatu biura zarządu; aktywna współpraca z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi w celu zapewnienia sprawnej obsługi zarządu; archiwizowanie dokumentacji.

Dodatkowe zadania zawodowe:

obsługiwanie systemu księgowego w zakresie rozliczania faktur;
rozliczanie delegacji służbowych zarządu.

• Virtual assistant - Virtual assistant to nowoczesny zawód, który zyskuje na popularności w erze cyfrowej. Osoby pracujące na tym stanowisku pełnią kluczową rolę w wsparciu przedsiębiorców oraz małych firm, pomagając im w codziennych zadaniach administracyjnych. Dzięki umiejętnościom organizacyjnym i technologicznym, wirtualni asystenci są w stanie efektywnie zarządzać kalendarzami, odpowiadać na e-maile, organizować spotkania oraz prowadzić badania rynkowe. Korzystając z różnorodnych narzędzi online, takich jak aplikacje do zarządzania projektami czy platformy komunikacyjne, wirtualni asystenci mogą pracować zdalnie z dowolnego miejsca na świecie, co czyni ich niezwykle elastycznymi i dostosowującymi się do potrzeb swoich klientów. Wspierając przedsiębiorców w ich codziennych obowiązkach, wirtualni asystenci przyczyniają się do zwiększenia efektywności pracy oraz pozwalają na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu.