134907 - Kierownik archiwum

Panuje, nadzoruje i koordynuje całokształt działalności archiwum oraz zapewnia prawidłową realizacją wypełnianych przez nie zadań; sprawuje nadzór nad zasobami i majątkiem archiwum; wydaje decyzje administracyjne, postanowienia i zaświadczenia w sprawach dotyczących działalności archiwum; zarządza personelem archiwum.

Zadania zawodowe:

planowanie i kontrolowanie realizacji działań archiwum w sprawach organizacyjnych, administracyjnych, metodycznych i naukowo-badawczych; nadzorowanie i koordynowanie działalności podstawowej archiwum polegającej na: kształtowaniu zasobu archiwalnego, przejmowaniu, przechowywaniu i zabezpieczaniu materiałów archiwalnych, ewidencjonowaniu i opracowywaniu materiałów archiwalnych, udostępnianiu materiałów archiwalnych, prowadzeniu działalności naukowej i wydawniczej, prowadzeniu działalności informacyjnej i popularyzatorskiej, potwierdzaniu treści przechowywanych materiałów archiwalnych oraz prowadzeniu spraw przechowywania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania w zakresie ustalonym ustawą; nadzorowanie i koordynowanie świadczenia przez archiwum usług archiwalnych, polegających na: prowadzeniu kwerend w zasobie archiwalnym, kopiowaniu materiałów archiwalnych, przetwarzaniu i przekazywaniu danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych; sprawowanie nadzoru nad: gromadzeniem, przechowywaniem, ewidencjonowaniem oraz odpowiednim zabezpieczaniem materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych; klasyfikowanie, kwalifikowanie, brakowanie dokumentacji oraz przekazywanie materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym; nadzorowanie procesu niszczenia wybrakowanych akt; sprawowanie ogólnego nadzoru nad zasobem i majątkiem archiwum; opracowywanie planów finansowych i rzeczowych archiwum; przedkładanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych planów archiwum, w tym rzeczowych i finansowych, oraz sprawozdań i wniosków dotyczących ich realizacji; sprawowanie nadzoru nad dokonywaniem wydatków budżetowych w ramach zatwierdzonych planów finansowych; podejmowanie zobowiązań finansowych i składanie oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych archiwum; wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności archiwum oraz w sprawach wynikających z odrębnych przepisów, w tym wydawanie zarządzeń wewnętrznych oraz wprowadzanie na ich podstawie regulaminów i instrukcji; zatrudnianie pracowników, motywowanie i kontrolowanie efektów ich pracy oraz zapewnianie warunków do podnoszenia kwalifikacji naukowych i zawodowych; określanie zakresu czynności podległych pracowników oraz przydzielanie im zadań wynikających z opisu stanowiska i planu pracy komórki organizacyjnej bądź potrzeb bieżących archiwum; reprezentowanie archiwum na zewnątrz; zapewnienie podległym pracownikom bezpiecznego środowiska pracy, dbanie o przestrzeganie zasad etyki, bezpieczeństwa i higieny pracy, stosowanie przepisów prawa dotyczących ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska.

Dodatkowe zadania zawodowe:

budowanie pozytywnego wizerunku archiwum;
powoływanie komisji i zespołów do rozpatrywania określonych spraw, określanie ich składu osobowego i zakresu działania;
branie udziału w konferencjach i spotkaniach poświęconych zagadnieniom zarządzania archiwum, opracowywania naukowego archiwaliów, zabezpieczania dokumentów przed zniszczeniem itp.

• Specjalista ds. archiwizacji - Specjalista ds. archiwizacji to kluczowa postać w zarządzaniu dokumentacją w każdej organizacji. Jego głównym zadaniem jest przygotowywanie, archiwizowanie oraz niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami firmy. Osoba na tym stanowisku musi posiadać dogłębną wiedzę na temat przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasad archiwizacji, co pozwala jej na skuteczne zarządzanie informacjami. Specjalista ds. archiwizacji nie tylko dba o porządek w dokumentacji, ale także zapewnia, że wszystkie materiały są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Współpracuje z innymi działami, aby zrozumieć ich potrzeby w zakresie dokumentacji, a także prowadzi szkolenia dla pracowników dotyczące prawidłowego obiegu dokumentów. W dobie cyfryzacji, specjalista ten często zajmuje się również digitalizacją dokumentów, co pozwala na ich łatwiejsze przechowywanie i dostępność.
• Archiwista - Archiwista to kluczowy specjalista w dziedzinie zarządzania dokumentami i materiałami archiwalnymi, którego głównym zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie różnorodnych dokumentów, które mają znaczenie historyczne, prawne lub kulturowe. Osoba na tym stanowisku nie tylko dba o odpowiednie warunki przechowywania tych materiałów, ale również zajmuje się ich konserwacją, aby zapewnić ich trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń. Archiwista często współpracuje z instytucjami publicznymi, organizacjami non-profit oraz prywatnymi kolekcjonerami, pomagając w porządkowaniu i katalogowaniu zbiorów. W dobie cyfryzacji, archiwiści muszą również posiadać umiejętności związane z nowoczesnymi technologiami, aby skutecznie przekształcać tradycyjne dokumenty w formy elektroniczne, co ułatwia ich udostępnianie i ochronę przed utratą. Dzięki swojej pracy, archiwiści odgrywają istotną rolę w zachowaniu dziedzictwa kulturowego oraz w umożliwieniu dostępu do wiedzy i informacji, które są niezbędne dla badań naukowych oraz edukacji.