441401 - Archiwista dokumentów elektronicznych

Archiwista dokumentów elektronicznych gromadzi, ewidencjonuje, zabezpiecza, brakuje i udostępnia dokumenty cyfrowe. Archiwista dokumentów elektronicznych jest zawodem o charakterze usługowym. Celem pracy archiwisty dokumentów elektronicznych jest przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów elektronicznych oraz kontrola i zarządzanie zestawionymi logicznie informacjami, powiązanymi z dokumentami elektronicznymi. Praca polega na przejmowaniu dokumentów z dowolnego nośnika i wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego, a także na przejmowaniu dokumentów w systemie dokumentacji elektronicznej na stan archiwum zakładowego. Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiednio kwalifikuje i klasyfikuje dokumenty, a następnie zapisuje w strukturze umożliwiającej wyodrębnienie treści dokumentu w dowolnym czasie. Do jego obowiązków należy brakowanie, sortowanie i wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w systemie funkcjonującym w danej instytucji, udostępnianie dokumentacji w tym: robienie kwerend, wykonywanie kopii oraz poświadczanie ich. Archiwista dokumentów elektronicznych odpowiedzialny jest za właściwe zabezpieczenie trwałości dokumentacji elektronicznej.

Zadania zawodowe:

przejmowanie w formie elektronicznej, z poszczególnych komórek organizacyjnych, dokumentacji spraw zakończonych; przenoszenie dokumentacji papierowej na nośnik elektroniczny; kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentacji elektronicznej; obsługiwanie systemu teleinformatycznego pełniącego funkcję archiwum zakładowego oraz urządzeń biurowych; brakowanie dokumentacji niearchiwalnej z systemu teleinformatycznego oraz prowadzenie ewidencji usuniętych dokumentów elektronicznych; przekazywanie dokumentów elektronicznych do Archiwum Państwowego; udostępnianie archiwaliów w celach naukowych, popularyzacji oraz jako dowodów prawnych; usuwanie dokumentacji z systemu teleinformatycznego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej; doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją; prowadzenie dokumentacji archiwum; organizowanie stanowiska pracy, w tym przestrzeganie zasad BHP, ergonomii oraz ochrony ppoż. i ochrony środowiska. Do podjęcia pracy w zawodzie archiwisty dokumentów elektronicznych najczęściej wymagane jest wykształcenie średnie ogólne. Pracodawcy zatrudniają na stanowisku archiwisty dokumentów elektronicznych absolwentów kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia. Możliwe jest również przyuczenie na stanowisku pracy i zdobywanie doświadczenia w trakcie pracy. Pracodawcy powierzają też obowiązki archiwisty dokumentów elektronicznych osobom posiadającym doświadczenie na stanowiskach administracyjno-kancelaryjnych, które przeszły szkolenie praktyczne (przyuczenie) z obsługi systemu teleinformatycznego stanowiącego archiwum zakładowe. W przypadku zabezpieczania dokumentacji tajnej, niejawnej lub poufnej pracownik musi posiadać odpowiednie upoważnienia. Archiwista dokumentów elektronicznych powinien brać udział w szkoleniach organizowanych w przedsiębiorstwie, przez stowarzyszenia i inne organizacje branżowe oraz producentów systemów teleinformatycznych.

Dodatkowe zadania zawodowe:

.

• Archiwista - Archiwista to kluczowy specjalista w dziedzinie zarządzania dokumentami i materiałami archiwalnymi, którego głównym zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie różnorodnych dokumentów, które mają znaczenie historyczne, prawne lub kulturowe. Osoba na tym stanowisku nie tylko dba o odpowiednie warunki przechowywania tych materiałów, ale również zajmuje się ich konserwacją, aby zapewnić ich trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń. Archiwista często współpracuje z instytucjami publicznymi, organizacjami non-profit oraz prywatnymi kolekcjonerami, pomagając w porządkowaniu i katalogowaniu zbiorów. W dobie cyfryzacji, archiwiści muszą również posiadać umiejętności związane z nowoczesnymi technologiami, aby skutecznie przekształcać tradycyjne dokumenty w formy elektroniczne, co ułatwia ich udostępnianie i ochronę przed utratą. Dzięki swojej pracy, archiwiści odgrywają istotną rolę w zachowaniu dziedzictwa kulturowego oraz w umożliwieniu dostępu do wiedzy i informacji, które są niezbędne dla badań naukowych oraz edukacji.
• Technik reprograficzny - Technik reprograficzny to specjalista, który odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentami i informacjami w różnych instytucjach oraz firmach. Jego głównym zadaniem jest reprodukcja zapisanych nośników informacji, co obejmuje skanowanie, kopiowanie oraz archiwizowanie dokumentów. W dobie cyfryzacji, technik reprograficzny musi być biegły w obsłudze nowoczesnych urządzeń reprograficznych oraz oprogramowania, które umożliwiają efektywne przetwarzanie danych. Osoba na tym stanowisku często współpracuje z innymi działami, aby zapewnić, że wszystkie dokumenty są odpowiednio zarchiwizowane i dostępne w razie potrzeby. Dodatkowo, technik reprograficzny powinien dbać o jakość reprodukcji, co wymaga precyzyjnego podejścia oraz umiejętności rozwiązywania problemów technicznych. W związku z rosnącym znaczeniem ochrony danych, jego praca ma również na celu zapewnienie bezpieczeństwa informacji oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
• Specjalista ds. archiwizacji - Specjalista ds. archiwizacji to kluczowa postać w zarządzaniu dokumentacją w każdej organizacji. Jego głównym zadaniem jest przygotowywanie, archiwizowanie oraz niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami firmy. Osoba na tym stanowisku musi posiadać dogłębną wiedzę na temat przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasad archiwizacji, co pozwala jej na skuteczne zarządzanie informacjami. Specjalista ds. archiwizacji nie tylko dba o porządek w dokumentacji, ale także zapewnia, że wszystkie materiały są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Współpracuje z innymi działami, aby zrozumieć ich potrzeby w zakresie dokumentacji, a także prowadzi szkolenia dla pracowników dotyczące prawidłowego obiegu dokumentów. W dobie cyfryzacji, specjalista ten często zajmuje się również digitalizacją dokumentów, co pozwala na ich łatwiejsze przechowywanie i dostępność.