441402 - Archiwista zakładowy

Archiwista zakładowy zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, brakowaniem i udostępnianiem dokumentacji. Archiwista zakładowy jest zawodem o charakterze biurowym. Celem jego pracy jest gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, brakowanie i udostępnianie dokumentacji. Czuwa nad poprawnością doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt przez pracowników merytorycznych komórek organizacyjnych, poprawnością rejestrowania i prowadzenia spraw, koordynuje czynności kancelaryjne oraz przygotowanie dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego. Przyjmuje oraz weryfikuje dokumentację dostarczoną i usystematyzowaną przez komórki organizacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzi jej ewidencję. Dostarczone materiały rozmieszcza w pomieszczeniach magazynowych oraz monitoruje i zapewnia właściwe warunki przechowywania. Udostępnia i wypożycza dokumentację osobom upoważnionym. Inicjuje i uczestniczy w procesie brakowania (wydzielania i likwidacji) dokumentacji niearchiwalnej. Przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego. Jest zobowiązany przestrzegać tajemnicy służbowej.

Zadania zawodowe:

przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych; dostosowywanie warunków przechowywania dokumentów do wymaganych standardów oraz wykonywanie drobnych zabiegów konserwatorskich; ewidencjonowanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym; porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych; kontrolowanie obiegu dokumentów oraz prawidłowości ich przechowywania w komórkach organizacyjnych; udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym do celów służbowych i innych; brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego; zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniach archiwum; sprawdzanie zgodności dokumentacji archiwum zakładowego ze spisami zdawczo-odbiorczymi; sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją w archiwum zakładowym; organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami i przepisami BHP, ochrony ppoż., ergonomii i ochrony środowiska. Archiwista zakładowy powinien posiadać średnie wykształcenie i zawodowe przygotowanie, które można osiągnąć na specjalistycznych szkoleniach. Pracodawcy bardzo chętnie zatrudniają absolwentów szkół ponadgimnazjalnych kształcących w zawodzie technik archiwista oraz absolwentów studiów wyższych ze specjalnością lub kierunkiem archiwistyka. Osoba pracująca w zawodzie zobowiązana jest śledzić zmiany przepisów prawa dotyczące obszaru funkcjonowania archiwum zakładowego.

Dodatkowe zadania zawodowe:

.

• Archiwista - Archiwista to kluczowy specjalista w dziedzinie zarządzania dokumentami i materiałami archiwalnymi, którego głównym zadaniem jest gromadzenie, przechowywanie oraz udostępnianie różnorodnych dokumentów, które mają znaczenie historyczne, prawne lub kulturowe. Osoba na tym stanowisku nie tylko dba o odpowiednie warunki przechowywania tych materiałów, ale również zajmuje się ich konserwacją, aby zapewnić ich trwałość i dostępność dla przyszłych pokoleń. Archiwista często współpracuje z instytucjami publicznymi, organizacjami non-profit oraz prywatnymi kolekcjonerami, pomagając w porządkowaniu i katalogowaniu zbiorów. W dobie cyfryzacji, archiwiści muszą również posiadać umiejętności związane z nowoczesnymi technologiami, aby skutecznie przekształcać tradycyjne dokumenty w formy elektroniczne, co ułatwia ich udostępnianie i ochronę przed utratą. Dzięki swojej pracy, archiwiści odgrywają istotną rolę w zachowaniu dziedzictwa kulturowego oraz w umożliwieniu dostępu do wiedzy i informacji, które są niezbędne dla badań naukowych oraz edukacji.
• Specjalista ds. archiwizacji - Specjalista ds. archiwizacji to kluczowa postać w zarządzaniu dokumentacją w każdej organizacji. Jego głównym zadaniem jest przygotowywanie, archiwizowanie oraz niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami firmy. Osoba na tym stanowisku musi posiadać dogłębną wiedzę na temat przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasad archiwizacji, co pozwala jej na skuteczne zarządzanie informacjami. Specjalista ds. archiwizacji nie tylko dba o porządek w dokumentacji, ale także zapewnia, że wszystkie materiały są odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem. Współpracuje z innymi działami, aby zrozumieć ich potrzeby w zakresie dokumentacji, a także prowadzi szkolenia dla pracowników dotyczące prawidłowego obiegu dokumentów. W dobie cyfryzacji, specjalista ten często zajmuje się również digitalizacją dokumentów, co pozwala na ich łatwiejsze przechowywanie i dostępność.